Studija slučaja - DomIS u praksi

Ovo su riječi jednog ravnatelja koji je došao k nama sa željom da si olakša poslovanje, a svojim zaposlenicima skrati vrijeme utrošeno na administrativne poslove kako bi se mogli više baviti izravnom podrškom korisnicima. 

Zato smo, u direktnoj suradnji s ravnateljima te u skladu s pravilnicima i uputama Centra za gerontologiju Zavoda za javno zdravstvo „Dr. Andrija Štampar“, razvili aplikaciju DomIS.

DomIS omogućava potpunu digitalizaciju procesa, čuva sve podatke na jednom mjestu te smanjuje vrijeme potrebno za obavljanje administrativnih zadataka do čak 50%, a sve to s ciljem da olakša svakodnevni rad ravnateljima i voditeljima domova te zdravstvenim i socijalnim djelatnicima.

Domovi za starije i nemoćne osobe često se suočavaju s nizom izazova koji uključuju financijsku neisplativost, prekomjernu administraciju i manjak vremena za izravnu skrb o korisnicima. Financijski prihodi nisu proporcionalni s troškovima održavanja kvalitete usluga pa često sve ovo dovodi do pritiska na operativnu učinkovitost, smanjenja broja zaposlenih i, u nekim slučajevima, smanjenja kvalitete skrbi.

Nadalje, domovi za starije i nemoćne često su percipirani negativno, bez obzira na stvarnu kvalitetu usluge, posvećenost djelatnika i napore ravnatelja. Čak 75% korisnika izražava nezadovoljstvo boravkom, što dodatno utječe na stavove njihovih obitelji. 

Financijska neisplativost, administrativno opterećenje te loša reputacija domova najčešće proizlaze iz nekoliko ključnih faktora:

• 
  Nedostatak komunikacije između korisnika i djelatnika – kada korisnici nemaju osjećaj da ih se sluša, može doći do frustracije i nezadovoljstva.
• 
  Povremena negativna iskustva koja se brzo šire – izdvojeni slučajevi nezadovoljstva oblikuju percepciju javnosti, bez obzira na stvarne standarde kvalitete.
• 
  Opterećenost djelatnika administracijom – umjesto da se posvete korisnicima, zaposlenici gube previše vremena na ručno vođenje evidencije, popunjavanje dokumenata i izvještaja.
• 
  Nepotpune i neažurirane informacije o korisnicima – papirnati ili nepovezani sustavi otežavaju pristup podacima, što može dovesti do propusta u njezi ili sporije reakcije na promjene u stanju korisnika.

Kako bi se poboljšala organizacija rada i povećalo zadovoljstvo korisnika, domovima je potreban sustav koji omogućuje:

• 
  Digitalizaciju ključnih procesa – umjesto ručnog popunjavanja papirologije, svi podaci se unose i obrađuju digitalno, smanjujući mogućnost pogrešaka.
• 
  Jedinstvenu bazu podataka dostupnu u realnom vremenu – svi djelatnici imaju pristup ažurnim informacijama, čime se poboljšava koordinacija i smanjuje dupliranje posla.
• 
  Brže i lakše generiranje izvještaja – sustav automatski kreira izvještaje potrebne za nadležne institucije, čime se značajno smanjuje administrativni teret.
• 
  Sigurno čuvanje podataka i usklađenost s propisima – digitalna evidencija osigurava zaštitu podataka i usklađenost sa standardima Centra za gerontologiju.

Implementacijom aplikacije DomIS, domovi za starije i nemoćne postižu mjerljive rezultate:

Financijska efikasnost i operativna optimizacija ključni su benefiti uvođenja digitalnih rješenja poput DomIS-a.

Osim što digitalizacija smanjuje administrativni teret, ona donosi i direktne financijske uštede kroz manju potrošnju papira, optimiziranu nabavu medicinskih potrepština i bolju preraspodjelu radnog vremena zaposlenika. To znači manje grešaka, manje troškova i veću efikasnost u svakodnevnom radu.

No, osim financijskih i operativnih prednosti, digitalizacija značajno utječe na reputaciju domova. Kvalitetnija organizacija rada omogućuje djelatnicima da se više posvete korisnicima, što rezultira boljim iskustvom boravka i većim zadovoljstvom korisnika i njihovih obitelji. Pozitivna percepcija doma, proaktivna komunikacija i visoka razina skrbi dugoročno doprinose boljoj reputaciji ustanove i većem povjerenju zajednice.

U konačnici, ulaganje u digitalizaciju nije samo tehnološka nadogradnja – to je strateška odluka koja donosi bolju kvalitetu rada, veću sigurnost korisnika i održivu budućnost domova za starije.